Выполнить копирование таблицы из Word в Excel не сложно. Для этого используют команду Копировать и затем — Вставить, позволяющие комфортно переместить таблицу с данными целиком, или выделенную ее часть, между приложениями.
Определенная сложность возникает в том случае, когда таблица создавалась абы как или была в свою очередь откуда-то скопирована, и при ее копировании в Excel возникают лишние строки и ячейки. Ну что же, давайте разберемся в проблеме, которые препятствуют гладкому переносу.
Возможные артефакты
Все дело в том, что в таблице присутствует много “мусора”. Он мог быть туда набран при заполнении таблиц данными или же перенесен при копировании информации из других приложений. Как правило, деформацию таблицы вызывают знаки конца абзаца, которые забиваются по нескольку в одну ячейку. Вроде бы и на печатных машинках уже давно никто не работает, но все равно народ любит переходить с одной строки на другую кнопкой Enter. 🙂
Например, такая ситуация. В таблице присутствует столбец «Фамилия, Имя, Отчество». Чтобы эти данные красиво размещались в столбце, не сильно раздвигая его, стараются при наборе расположить их одно под другим, используя при этом кнопку Enter:
Как видно, в данном случае в ячейке создано три абзаца, каждый в своей строке. В результате копирования такой конструкции в Excel мы получаем не одну ячейку, а целых три, а то и четыре, если знак абзаца стоит и после отчества.
Все дело в лишних знаках, которые были помещены в ячейку таблицы. Следовательно, от них необходимо избавится. Рассмотрим, как это сделать.
На самом деле ничего очень сложного тут нету, требуется только их удалить. Конечно, если это делать вручную, то можно и запариться. Для этого можно воспользоваться инструментом Word для замены символов. Подробно о нем было рассмотрено в статье Качественная очистка документа Word.
Автоматизируем исправление
Так как нам мешал символ конца абзаца, то и удалить следует именно его. Делается это так:
- Выделяем таблицу в блок, чтобы обратиться только к ее данным.
- На вкладке Главная ленты инструментов ищем область Редактирование.
- В этой области активируем инструмент Заменить. Это можно сделать и нажатием комбинации клавиш Ctrl+H.
- В открывшемся окне устанавливаем курсор в поле Найти.
- Затем нажимаем на кнопку Больше>> и в области Заменить на кнопку Специальный. (Подразумевается выбор специального символа для замены)
- В открывшемся списке специальных символов выбираем Знак абзаца (стоит первым). При этом в поле Найти появляется его условное обозначение – «^p».
- В поле Заменит на указываем символ пробела. Если абзацы стоят в пустой ячейке, то это поле оставляем пустым, что приведет к замене указанного символа на пустоту, то есть его удаление.
Подготовленная таблица
Всё, в таблице теперь нет символов конца абзаца. Можно выполнять ее копирование в Excel без опасения. Результат будет следующий:
А перенести данные со специальными символами невозможно? У меня в ячейках текст с html тегами, и он должен оставаться в одной ячейке, а переносится в разные
Добрый день, Владимир! Очень помогли Ваши рекомендации.Следуя им, я смогла очень быстро и качественно перенести таблицу. Спасибо!!!
Спасибо, Владимир, обязательно почитаю.
Спасибо вам большое за статью, очень помогла в работе.
Здравствуйте, подскажите пожалуйста, возможно ли перенести в таблицу XL текст (01.04. ФИО №телефона страна заказ), записанный одной строкой в ворде? Например:01.04.(чтобы вставилось в первый столбец),ФИО(во второй столбец), № телефона(в третий столбец) и т.д.(по очереди, как написано в строке) всё это сделать путём копирования из ворда и вставкой в XL одной операцией?
Лина, доброго дня!
Ну, в принципе, такое возможно и зависит от доброй воли самого Excel. Если разметка, которую получает выделенный фрагмент в Word-е, хорошо ложится в структуру таблицы Excel, то такое может быть. У меня так получалось переносить фрагменты в ранних версиях Office — ХР и 2003. А если версия файла Word и таблицы Excel не совпадают, то такой перенос очень маловероятен.
Кстати, перенос данных из обычного текстового файла в Excel занимает не так уж и много времени и совсем недавно был мной описан в статье Импорт данных в Excel из текстового файла. Рекомендую взглянуть.
Все очень доступно и понятно.Благодарю.
Спасибо огромное!!!!
Подскажите, пожалуйста, можно ли связать таблицы Exсel созданные в Word (10-м) между собой? То есть что бы например в одной таблице сводились данные с двух предыдущих, как в Exel между листами или как в связанных ексел с ворд??
Анна, доброго дня! Что-то вопрос я не очень понял. Вы вероятно имели в виду связать «таблицы Exсel созданные в Office 10»? Да, почему нет.
Или «как в связанных ексел с ворд»? Ну, наверняка можно, хотя я такое не пробовал. Думаю, все дело в том, как обратиться к таблице, как прописать путь.
Добрый день. А на какой символ в Ворде менять конец абзаца, чтобы при переносе в Экс сохранилась структура документа? Грубо говоря, как Enter заменить на Alt+Enter ? Спасибо!
Тут все просто. Вызывает окно «Найти и Заменить».
В поле «Найти» указываем специальный символ «Знак абзаца» (выглядит как ^p), а
в поле «Заменить на» указываем специальный символ «Разрыв строки» (выглядит как ^l).
Символ разрыва строки (^l) при вставке из Word в Excel бьет ячейку точно так же, как знак абзаца (^p).
Есть другой способ?
Н-да, сорри. Мне кажется, что раньше, в старших версиях Office, этот вариант срабатывал. Сейчас проверил, да, как-то ничего и не подходит для такого преобразования из Word в Excel на лету.
Разрывы строк тоже надо заменять (^|)
Помогите перевести из ворда в XL таблицу, очень нужно. Отблагодарю
Доброго дня!
А что же там переводить? Берете, в Word копируете, открываете Excel и вставляете. Только проследите, чтобы в исходной таблице не было всяких объединенных ячеек. Excel от этого тошнит. 🙁
а реально ли, Ф.И.О из одной ячейки растянуть в три отдельные, чтобы фамилия, имя и отчество было в отдельных? Все сделала как вы показали, но у меня в базе 1,500 чел, но форма для них другая, Ф.И.О не в одной ячейке, а отдельно(((
Елизавета, доброго дня. Извините, что сразу не ответил, было очень много забот в этот период. Смена работы и прочее.
Реально многое, но не «растянуть». И я как-то не понял, вы говорите, что нужно «Ф.И.О из одной ячейки растянуть в три отдельные» и тут же, что у Вас «Ф.И.О не в одной ячейке, а отдельно». Тут меня и накрыло %).
Пожалуйста, пишите вопросы с подробным описанием структуры данных, иначе я ничего толкового посоветовать не смогу.
@ЕЛИЗАВЕТА (17.03.2016): „Ф.И.О из одной ячейки растянуть в три отдельные“
А я бы скопировал в Word’e колонку ФИО куда-то в сторонку; убедился, что в каждой ячейке ТРИ слова; превратил таблицу в текст; выделил этот текст и превратил его в таблицу с ТРЕМЯ колонками, используя в качестве разделителя пробел. А потом вставил эти три колонки вместо исходной. Только что попробовал,- получилось.
Успехов!
огромное спасибо
Большое СПАСИБО!!!!
Спасибо Огромное ! Очень помогли Ваши советы!!!) Весь инет перешарил)) а главное правильно сформировать запрос в поисковике;)
Спасибо за совет! очень помогает!
но я столкнулся еще с одной проблемой:
на конце некоторых строк таблицы окозывается не один, а два знака «Конца строки таблицы»!
из за этих знаков в экселе формируются лишние строки, которые приходится в ручную удалять.
помогите пожалуйста)
У меня просто огромная таблица в Word и надо её перенести в Excel. Таблица создавалась кривыми руками т.к. все ровно не копируется. Таблица одна под другой ровно не ложится, а столбцы уезжают, плюс много тире лишних. Подскажите может есть способы побыстрее справиться с таблицами, а не пыхтеть днями над каждым знаком. Заранее благодарю за ответ!
В Вашем случае, Татьяна, конкретный совет давать очень проблематично. Тут надо видеть исходник документа, шо воно там таке страшне, та ще й шевелиться? 🙂
Могу подсказать в общем. Включите в Word непечатаемые символы и удалите из исходной таблицы знаки табуляции (для всего документа выполнить поиск табуляции с заменой на пробел или пусто) и знак конца абзаца (замена на разрыв страницы). Это исключит появление лишних (неожиданных) ячеек и ровно склеит части таблицы. А после этого сохранить, что получилось и таким же вальсом смотреть, что у Вас лишнее (какие-то тире) — заменяйте поиском-заменой на пусто или правьте руками, этот вариант как правило неизбежен.
Удачи! Надеюсь, ответ пригодится.
А как перенести и таблицу, и запись в ней из Word-a в Excell?
что делать, если мне нужны переносы на следующую строку, но чтоб это было в одной ячейке Exel?
Это не проблема, вводите то, что должно быть в одной строке, затем нажимаете Alt+Enter, при этом курсор переводится на следующую строчку в этой же ячейке, далее набираете следующую строку. При необходимости можно опять воспользоваться комбинацией Alt+Enter. После окончания нажимаете кнопку Enter.
Супер! Спасибо ОГРОМНОЕ! На работе иначе запарка бы была, дело бы встало на несколько часов! Пойду другим отделам помогу!!!))))
На здоровье. 🙂
Если возникают при работе с Office вопросы, задавайте, постараюсь помочь!
Спасибо, помогло!
Огромное, просто ОГРОМЕННОЕ спасибо!!!! Мои наилучшие пожелания автору статьи! Вы только что сэкономили кучу моего рабочего времени!:)
Приходите, читайте. Статьи продолжают выходить. 🙂
огромное спасибо! мучилась долго, пока на ваш сайт не вышла
Спасибо большое! Всегда не хватало этих функций!
Эта статья помогла мне сделать курсовой)
часто сталкивалась с подобными проблемами, эта статья о копировании таблиц очень помогла
согласна, были проблемы. спасибо за статью!
Возникла проблема переноса трех таблиц на одном листе из Ворда в эксель способом копирования, у всех трех таблиц разное количество столбцов и разная ширина хорошо различающаяся, при переносе происходит выравнивание столбцов по Экселевским ABCDE… Возможно ли как то сделать в одной таблице к примеру столбец «А» узкий, а в другой таблице широкий?
Вопрос, конечно, очень неожиданный! 🙂
В отличие от Word-а, Excel более критичен к порядку в данных.
Поэтому, когда переносите несколько таблиц, оптимально их разместить вообще на разных листах одного файла. А если уж помещаете их всех рядом, тогда либо придется терпеть неудобства и страдать, либо перейти к предыдущему пункту… 🙂
Мой совет — не мучайте ни себя, ни программу.