СортировкаОт данных пользы мало, если они не наглядные и надо просматривать всю таблицу для поиска интересующей информации. Excel в этом плане хорошо продуман и обладает всеми инструментами для грамотной организации данных в таблице. Давайте рассмотрим такой, вроде бы банальный инструмент, как сортировка данных, но при применении тоже имеющий свои нюансы.

При создании таблицы, в Excel последних версий уже предусмотрено, что пользователь будет пользоваться сортировкой. Сразу после применения к таблице какого-либо стиля оформления в шапке таблицы отображаются кнопки, в выпадающем списке команд которых присутствуют помимо фильтрации и команды сортировать данные столбца по возрастанию или убыванию.

Команды сортировки
Команды сортировки

Но это самый-самый простой вариант, при котором вся информация таблицы перестраивается согласно упорядоченности данных в одном, выбранном пользователем столбце.

Кстати, вот что важно понять. При сортировке по столбцу все строки таблицы меняют положение таким образом, чтобы информация в заданном столбце была упорядоченной по возрастанию или убыванию чисел либо алфавита. Таким образом, совершенно все равно, в каком порядке были набраны строки при создании таблицы, они поменяют порядок следования по Вашему желанию, высказанному при сортировке.

Есть тут и один подводный камень, который может свести все манипуляции с сортировкой на нет. Это лишние пробелы. Пробелы, которые встречаются после текстовой информации — не так критичны (хотя, они тоже не желательны), а те, которые встречаются в начале строки  – просто недопустимы.

Откуда же пробелы могут появиться? Самый распространенный путь «заражения» лишними пробелами – через копирование в Excel информации со страниц сайтов или из других приложений. Можно получить такие довески и при разбиении информации из одной ячейки на несколько.

Какие неприятности могут возникнуть? При сортировке ячеек, содержащих текстовые строки, например, фамилии сотрудников, Excel располагает данные по возрастанию или убыванию в порядке алфавита, опираясь на первый символ в строке. Если там встретится какой-либо не алфавитный символ, строки с этими ячейками будут помещены перед всеми остальными (перед литерой А). Таким образом, все данные, где пробел стоит первым, будут впереди планеты всей, а не там где Вы ожидаете.

Нарушенный порядок сортировки
Нарушенный порядок сортировки

Методы борьбы! Если в ячейке расположены несколько слов, то так сразу избавиться от впереди стоящего пробела не выйдет. Требуется рукоприкладство. 🙂 То есть, ручное удаление всего лишнего. Если же в ячейке находится одно слово (например, та же фамилия), то можно выделить столбец, вызвать окно Найти и Заменить (комбинация клавиш Ctrl+H), при помощи которого заменить символ пробела (вводим его в поле Найти) на пусто (ничего не указываем в поле Заменить на). В результате этой операции получим столбец без пробелов.

Возвращаясь к непосредственно сортировке данных, нельзя не упомянуть сортировку сразу по нескольким столбцам. Если у нас таблица, в которой фамилия, имя и отчество разнесены в отдельные столбцы, можно выполнить сортировку, которая всех их учтет. В результате мы получим таблицу, в которой все однофамильцы будут отсортированы по именам, а лица с одинаковой фамилией и именем – по отчеству.

Сортировка по нескольким столбцам
Сортировка по нескольким столбцам

Для выполнения такой сортировки следует вызвать команду Данные – Сортировка и Фильтр – Сортировка. В открывшемся окне можно установить несколько уровней сортировки, указав для каждого ее порядок (по возрастанию или убыванию).

Окно сортировки
Окно сортировки

Уровни выполнения сортировки можно добавлять или удалять, а также выполнять сортировку по цвету шрифта или ячейки.

 

Для получения анонсов статей удобно воспользоваться рассылкой, подписаться на которую можно ЗДЕСЬ.

Подводные камни сортировки

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *