Ніколи не запитували, навіщо вам комп’ютер? У широкому значенні цього слова. Адже зараз комп’ютерами можна назвати не лише системний блок з монітором, що стоїть на столі (або ноутбук), а й планшет, і навіть телефон. Так, телефони зараз мають таку начинку, про яку 15 років тому комп’ютерні специ могли тільки мріяти. Отже, давайте розберемося у високих цілях комп’ютеризації.
На мій погляд, цілі лише дві:
- Здійснювати обчислення. Це вирішення завдань, моделювання процесів, ігри всілякі та інше, та інше.
- Зберігання, обробка та аналіз інформації.
Ось на другому пункті я хочу зупинитися детальніше. Все наше спілкування з офісними програмами (Word, Excel і Access) являє собою роботу з деякою інформацією, яку ми зберігаємо і обробляємо на своїх комп’ютерах.
Ну, коли йдеться про документи Word, тут, здавалося б, більш-менш зрозуміло. Набрали документ, роздрукували, зберегли для історії і гарненько. І все ж є пара рекомендацій, які можуть виявитися корисними.
- Зберігати документи краще в упорядкованій структурі папок (наприклад, упорядкованій за часом або тематично, так буде легше шукати потрібне).
- Розміщуйте ваші дані на окремому логічному диску (наприклад, на диску D:), але не на системному (зазвичай це диск С:).
- Не зберігайте купу документів (наприклад, рапортів або виписок із протоколів) в одному файлі. Якщо буде якийсь збій, і саме цей файл пошкодиться, то ви втратите всі дані.
А ось редактор електронних таблиць Excel та реляційна СУБД Access виконують повний спектр завдань над даними – їх зберігання, обробку та аналіз. Так-так, Excel, це не лише побудова таблиць та виконання над ними обчислень. У таблицях Excel можна організувати грамотне зберігання та аналіз інформації, звичайно, якщо цих даних не дуже багато (не тисячі рядків). За більших обсягів даних краще використовувати СУБД (Access, наприклад). Тому Excel також можна віднести до реляційних баз даних. До речі, розберемося з терміном – реляційні бази даних. Основою реляційної моделі даних є реляційна алгебра. Вона дозволяє виконувати операції над таблицями (або ще кажуть, над відносинами) та базується на математичній логіці. Гм, страшнувато звучить, але повірте, там не дуже складно. 🙂 Я, мабуть, пізніше присвячу цьому окрему статтю, аж надто це важлива річ, коли торкнуся операцій у базі даних. Так ось, реляційна алгебра замкнута на понятті двомірної таблиці (двовимірна, це рядки і стовпці), тому що всі дії, які виконуються нею над таблицями (її операторами), дають у результаті також двомірну таблицю! Що дуже зручно.
В даний час дана модель сховища даних набула найбільшої популярності і практично всі сучасні СУБД орієнтовані саме на таке представлення даних.
Реляційну модель можна уявити як особливий спосіб розгляду даних, що містить і дані (як таблиць), і методи їх організації (як зв’язків). Тому реляційна модель передбачає три концептуальних елементи: структура бази, її цілісність та обробка даних, що зберігаються.
Таблиця постає як безпосереднє «сховище» даних. У цьому стовпці таблиці мають унікальні (у межах таблиці) імена. Для таблиці передбачається унікальний ідентифікатор – один або кілька стовпців, значення яких для окремого рядка в один і той же час не бувають однаковими – ідентифікатор називають первинним ключем. Завдання у первинного ключа зробити кожен рядок у таблиці унікальним, щоб унеможливити надмірність інформації. Справді, навіщо зберігати кілька однакових рядків? Одного ж цілком вистачить.
У реляційних БД користувач вказує, які дані для нього необхідні, а не те, як їх звідти отримати (як при фільтрації в Excel). З цієї причини процес переміщення та навігації по БД в реляційних системах є автоматичним, а це виконує так званий оптимізатор. Його робота полягає, наприклад, у тому, щоб найбільш ефективним способом зробити вибірку даних із БД за конкретним запитом. Таким чином, оптимізатор, принаймні, повинен зуміти визначити, з яких таблиць вибираються дані, наскільки багато інформації в цих таблицях, який фізичний порядок записів у таблицях, як вони згруповані, та інше.
Крім того, реляційна СУБД виконує функції каталогу. У каталозі зберігаються описи всіх об’єктів, з яких складається БД – таблиць, індексів і т. п. Вочевидь, це життєво необхідно для правильної роботи всієї системи – так, наприклад, оптимізатор використовує у своїй роботі інформацію, що зберігається в каталозі. Цікавий той факт, що каталог сам є набором таблиць, тому СУБД може маніпулювати ними традиційними засобами, не вдаючись до якихось спеціальних прийомів та методів.
Отже, якщо вам потрібно зберігати певний обсяг інформації і періодично звертатися до нього, то для цього зручно створити одну або кілька таблиць. Якщо це одна таблиця, то підійде і Excel, а якщо кілька, краще – Access. До речі, в Excel також можна організувати виконання запитів користувача на вибірку даних як у межах одного документа, так і кількох, і навіть звернення до базі даних Access чи SQL Server, але про це у наступних статтях.